La actualidad laboral nos lleva a considerar el multitasking como una estrategia para poder cumplir con todas las tareas, cuando en realidad estamos disminuyendo nuestra capacidad de concentración, nuestra eficacia y la capacidad de retener información.
Por lo tanto, la incorrecta administración del tiempo puede generar:
Estrés/Agobio
Falta de creatividad
Disminución de la capacidad de concentración
Cansancio
Frustración
Desmotivación, entre otros
En este artículo proponemos tips que lo ayudarán como líder a guiar a su equipo de trabajo en la distribución de tareas a lo largo de la jornada.
Quizás ha escuchado de estrategias, como la “Técnica pomodoro” la cual ha evolucionado a la “Técnica Flowtime”, donde su evolución se debe a identificar los picos de energía y aprovecharlos durante el mayor tiempo posible para definir ciclos de trabajo. Acá el primer tip, acompañar a los miembros de equipo en la identificación de los picos de energía y su duración para lograr efectividad en el cumplimiento de objetivos. Cada miembro del equipo cuenta con picos de energía distintos que pueden ser aprovechados para realizar las tareas más desafiantes, dejando las tareas más rutinarias a los picos de energía más bajos, como revisar el correo.
Guiar al equipo se basa en promover espacios de trabajo y espacios de descanso por ciclos, iniciando con la elección de una tarea en particular; pero, ¿por qué tarea iniciar?
Esto nos lleva al segundo tip donde se promueve la priorización de tareas individuales y grupales, como líder puede ayudar a su equipo a identificar cómo priorizar tareas estableciendo objetivos claros y realistas, genere espacios de planificación definiendo junto a su equipo que es urgente e importante para iniciar, seguido por aquellas tareas que deben ser resueltas pero que pueden esperar, que otras se pueden delegar y finalmente las que se pueden postergar. Como líder, puede usar la agilidad para apoyarse en la planificación y seguimiento de dichas tareas.
Adicional a llevar al equipo herramientas de gestión de tareas, desde Kubadili proponemos algunas preguntas disparadoras que se pueden llevar para abrir espacios de comunicación y planeación en equipo, así podrá identificar brechas en una adecuada administración del tiempo en su equipo de trabajo, algunas son:
¿Dedico tiempo a planear mis actividades?
¿Controlo el tiempo que dedico a realizar cada una de las actividades?
¿Fijo objetivos S.M.A.R.T?
¿Cumplo con los propósitos planteados?
¿Se cómo manejar imprevistos en mi jornada de trabajo?
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