¿Cómo hacer eventos online dinámicos?

En el marco del #FITS2020, desde Kubadili te contamos sobre técnicas y herramientas para hacer eventos online de alto impacto.

El contexto actual trae, sin dudas, una aceleración en el proceso de transformación digital de nuestras organizaciones. Pero esto no viene sin desafíos importantes: las estructuras organizacionales muchas veces no están preparadas, hay una falta de cultura virtual general, la siempre presente resistencia a la transición, entre otros desafíos. Lo que se hace imperioso, entonces, para la organización de eventos online es aceptar lo que no se puede dar como se daba en los eventos presenciales y abrazar las oportunidades que nos otorga la virtualidad. Hacer eventos virtuales sigue siendo sumamente importante para que nuestras organizaciones no se paralicen y sigan otorgando espacios de aprendizaje, espacios de disfrute y sigan generando conversaciones significativas.

Pero, ¿cómo lo hacemos? Desde Kubadili, Ignacio David y Diego Sánchez Rivera nos acercan algunos consejos sobre dinámicas y herramientas virtuales para organizar cualquier tipo de eventos, reuniones o cursos de manera virtual y exitosa.

¿Cómo logramos una participación genuina?

En primera instancia entendemos que la participación en nuestro evento es genuina cuando surge de un interés de los propios participantes, y para que esto se dé la clave es que el evento surja y contemple las necesidades del público al cual nos dirigimos. Debemos escuchar y estar atentos a estas demandas antes de planear el encuentro y durante el evento será necesario mantener canales de escucha activa para llevar adelante una conversación más dinámica. En este sentido, es interesante incorporar plataformas online específicas que permiten interactuar de diferentes formas con los participantes, como por ejemplo Mentimeter. También es importante que el nivel de participación al cual invitamos, coincida con el nivel de participación que espera el asistente.

El FITS Digital contó con el acompañamiento de Kubadili en el diseño de dinámicas.

Para organizar un evento de alto impacto debemos tener en cuenta dinámicas mínimas que ayuden a los participantes a incrementar su seguridad. Esto se hace especialmente relevante si se está trabajando con poblaciones vulnerables. Ejemplos de cómo se puede llevar a cabo son la creación de espacios protegidos así como también diseñar eventos que sean entre pares y horizontales. Con el diseño de cada uno de estos espacios debemos buscar empoderar y energizar a nuestros participantes y no olvidar siempre facilitar resultados.

¿Cómo elegir mi plataforma de eventos online?

Muchas veces nos preguntamos cuál es la mejor herramienta para organizar un evento online, y nos frustramos al encontrar que hay muchísimas opciones. La realidad es que la elección de la plataforma, de la herramienta, depende de múltiples factores vinculados a la experiencia que queremos generar. Sin entender qué tipo de experiencia queremos diseñar para nuestros usuarios, la elección de la plataforma será algo vinculado meramente a cuestiones técnicas. Entonces, los puntos más importantes que debemos tener en cuenta son:

1. El objetivo del evento: Al momento de planear un evento virtual tenemos que tener claro si el evento tiene por fin recaudar fondos, transmitir conocimiento u cualquier otro objetivo para poder adecuar mejor el soporte virtual.

2. Participantes: También es importante tener en claro a quién va dirigido el evento y cuáles son las características de mi población objetiva.

3. Evento interno o externo: Es decir si el evento será sólo para los integrantes de la organización o si apunta a participantes externos a la organización.

4. Agenda: Es importante saber la cantidad de días que va a durar el evento, la cantidad de sesiones simultáneas que se necesitan.

5. Costo - Inversión: La mayoría de éstas herramientas son pagas y si bien algunas cuentan con versiones más accesibles o descuentos para ONG, es importante tener previsto el presupuesto con el que se cuenta para el evento a la hora de considerar la plataforma virtual.

6. Experiencia — Complejidad: No todos tenemos el mismo nivel de experiencia en el manejo digital, por eso debemos considerar cuán experimentados son quienes van a llevar a cabo el evento así como también los que van a participar.

7. ¿Necesito espacio para sponsors?

8. Streaming: No todas las plataformas cuentan con un servicio de streaming incluido y muchas veces puede significar la necesidad de contratar dos plataformas diferentes para un mismo evento.

9. Networking: Varias plataformas ofrecen espacios de networking tanto previo al evento como durante.

10. Grabación: ¿queremos que el streaming del evento quede grabado?

11. Oradores y cámaras: Es importante tener en mente cuántas sesiones y cámaras simultáneas vamos a necesitar para saber que soporte usar.

12. Idioma/s: Un dato importante a considerar es que no todas las tecnologías tienen la opción de traducción al español.

Una vez que tenemos en claro todos esos puntos podemos pasar a la elección de la mejor herramienta para nuestra organización. Si lo que queremos hacer es una reunión contemplaremos algunas opciones (Google Hangouts, Zoom, Jitsi, BlueJeans o GoToMeeting), en cambio, si lo que queremos es generar una instancia de aprendizaje colectivo o un ciclo de webinarios masivos tendremos otro abanico de posibilidades (Zoom, BlueJeans, Jitsi o también se puede utilizar GoToWebinar). Si bien puede ser un poco gris la diferencia entre un webinario y un evento, lo que destacamos a la hora de entender qué plataforma elegir es la importancia de, por ejemplo, habilitar espacios de networking o sponsors para estos eventos. Por eso, antes de embarcarnos con una herramienta (y con sus posibilidades y limitantes), sugerimos hacer una pausa para que entendamos qué evento necesitan los usuarios de mi organización, qué quisiéramos que ocurra, qué experiencia queremos que se lleven.

No hay una plataforma ideal sino que depende de la estructura de nuestra organización y nuestros objetivos. Lo importante es no paralizarse, seguir trabajando y acomodando las dinámicas presenciales a la virtualidad. Desde Kubadili te podemos asesorar con las mejores técnicas y dinámicas para aprovechar en un 100% las nuevas tecnologías para realizar eventos online. Nos encanta ayudar, y para salir del depende, te acompañamos y aconsejamos para probar qué es lo que más le conviene a tu organización.

Si estás pensando en hacer tu evento online de la mejor manera posible, no dudes en contactarnos a info@kubadili.org para que podamos brindarte todas las soluciones que estás buscando.